At your service! Adieu secretaresse, hello assistant.-Menscentraal.nl

De werkgever-werknemer relatie is sterk aan het veranderen. Meer en meer komt de werknemer in de driver’s seat en bepaalt hij waar hij werkt, hoe, wanneer en met wie. Organisaties zullen hun arbeidsorganisatie vernieuwen om als gevolg van de toenemende vergrijzing de talentvolle medewerkers aan zich te binden.

Om in de mondiale concurrentiestrijd te overleven zoekt men naar nieuwe manieren om het werk te organiseren en om samen te werken. Effectiever en efficiënter werken en een stijging van de arbeidsproductiviteit zijn de nieuwe credo’s. Organisaties beseffen dat hun medewerkers daarbij de belangrijkste ‘grondstof’ zijn voor het behalen van succes.

De ontwikkelingen in de technologie hebben er voor gezorgd dat de manier van kennis vergaren radicaal is veranderd. Papier is niet langer de primaire informatiedrager. Iedereen heeft toegang tot het internet waar kennis, informatie en ideeën vrij toegankelijk zijn. Dat heeft ook vergaande gevolgen voor de manier waarop we organisaties structureren.

In de 20e eeuw gold ‘kennis is macht’ en om meer toegang tot kennis en informatie te krijgen, moest je je eerst door de hiërarchische rangen heen werken. Nu is het zo dat de medewerker op de werkvloer vaak meer weet en kennis kan vergaren dan de CEO. Nu geldt veel eerder het adagium ‘Kennis delen is macht’. Organisaties worden platter en veranderen van hiërarchische kolossen in project- en netwerkorganisaties. Managementlagen verdwijnen als gevolg hiervan.

Het moge duidelijk zijn dat als gevolg van al deze ontwikkelingen de rol van de secretaresse ook ter discussie komt te staan. Want hebben we nog wel zo veel secretaresses nodig als er managementlagen verdwijnen, organisaties met een flexibele schil gaan werken en veel administratieve taken teruggebracht kunnen worden tot een simpele muisklik?

Deze vragen zullen ongetwijfeld de komende tijd in discussies over de toekomst van het secretaressevak naar voren komen. Wat echter interessanter is, is om te kijken wat de secretaresse zelf of samen met haar manager kan doen om van toegevoegde waarde te blijven voor haar werkgever.

Als individuele medewerker hoef je niet te wachten tot jouw organisatie Het Nieuwe Werken gaat invoeren. Iedereen kan vandaag al beginnen met een nieuwe manier van werken, waardoor je meer plezier krijgt in je werk en op een manier die zorgt voor een juiste werk-privé balans. En zo kan de secretaresse nu al beginnen haar toegevoegde waarde voor haar werkgever te vergroten. Maar dat kan ze natuurlijk niet in haar eentje. Daar heeft ze wel haar leidinggevende voor nodig.

De secretaresse zal de ruimte en de verantwoordelijkheid moeten nemen om te laten zien wat zij kan maar de leidinggevende zal moeten durven loslaten en de secretaresse het vertrouwen durven geven dat zij veel meer kan dan dat zij nu laat zien. Zo kunnen secretaresse en leidinggevende samen de toekomst gaan vormgeven. Een toekomst die gebaseerd is op gelijkwaardigheid, openheid, vertrouwen, respect en social support.

Als dan de leidinggevende ruimte biedt aan zijn of haar secretaresse om zich te ontplooien, dan ben je er nog niet. Dan is slechts een randvoorwaarde ingevuld en begint het avontuur pas. De secretaresse zal zelf een nieuwe beroepshouding moeten ontwikkelen om van toegevoegde waarde te blijven voor haar werkgever. Allereerst zal zij zich af moeten vragen of ze wel die werkzaamheden doet waarmee zij haar talenten maximaal benut en dus of zij de werkzaamheden doet die bij haar passen en waar ze energie van krijgt.

De allerbelangrijkste verandering voor de secretaresse is evenwel het feit dat haar houding moet veranderen van reactief naar proactief: meedenken, vooruitdenken, adviseren, beïnvloeden, faciliteren, anticiperen, coachen, plannen, sturen en managen van informatie. Oftewel, achter de schermen vandaan komen en mede op het podium klimmen. Indien de secretaresse zich zichtbaar opstelt en zich op een positieve manier profileert binnen de organisatie, dan kunnen collega’s gebruik maken van haar kennis en kunde. Door haar kennis en kunde te delen, zal zij feedback krijgen vanuit de organisatie, waardoor haar kennis alleen nog maar waardevoller en bruikbaarder wordt. En daarmee verhoogt zij haar toegevoegde waarde. Tijdens het seminar ‘De Spiegel voor de Toekomst – van secretaresse naar executive assistant’ krijgt de secretaresse hiervoor handreikingen.

Veel organisaties zijn zoekende hoe zij hun arbeidsorganisatie zodanig vorm moeten geven dat deze aansluit op de wensen en behoeften van de netwerk- en informatiesamenleving waarin we nu leven. Het biedt prachtige kansen aan de secretaresseberoepsgroep om hun rol een nieuwe inhoud te geven. Een rol die veel belangrijker wordt. Waarmee er ook kansen liggen om het imago van typemiep definitief naar de prullenbak te verwijzen.

Een belangrijke stap daartoe is het afscheid nemen van de functietitel ‘secretaresse’. Het is tijd om een nieuwe functietitel te begroeten die meer recht doet aan de zwaarte van de functie en meer weerspiegelt dat de secretaresse niet meer voor maar met de manager werkt. Vanaf nu heet zij executive assistant.

Spreker op Seminar de Spiegel voor de Toekomst,
van secretaresse naar executive assistant

1 maart en 16 juni 2011

Annemarie de Martines geeft deze dag samen met vier andere sprekers inzicht hoe als secretaresse van meer toegevoegde waarde te kunnen
zijn voor manager en organisatie, voor nu en in de toekomst. Zelf zal zij praktische handreikingen geven hoe deze nieuwe rol samen met de manager effectief vorm te geven.

Annemarie de Martines – Quadrant Office Support
" Pak je kansen om de assistant van morgen te worden. "

Meer informatie: click hier >>

Annemarie de Martines begon haar carrière 25 geleden als secretaresse. Daarna werkte zij geruime tijd als verstigingsmanager bij Secretary Plus en werkte zij als docent bij Scheidegger Opleidingen. Sinds 2004 heeft zij haar eigen advies- en trainingsbureau, Quadrant Office Support.

Annemarie de Martines is als consultant van Quadrant Office Support dagelijks betrokken bij het optimaliseren van managementondersteuning binnen organisaties, waarbij vooral de focus ligt op het benutten van talenten en het creëren van een positieve werkomgeving. Met als uiteindelijke doel meer plezier in het werk en meer genieten van de samenwerking. En met als gevolg daarvan een verbetering van de prestaties van én de assistant én de manager.

De relatie met de cliënt kenmerkt zich door samenwerking en integriteit. Een concrete en collegiale benadering van de managementondersteuning. Niet alleen het inhoudelijke probleem oplossen, maar ook de manier waarop mensen met het probleem omgaan veranderen. Zodat het probleem zodanig wordt opgelost dat het ook opgelost blijft.

Annemarie de Martines is auteur van het boek ‘Adieu Secretaresse, Hello Assistant’. In haar boek geeft zij haar visie op de veranderingen die momenteel in organisaties plaatsvinden en welke consequenties die hebben voor secretaresses. Het boek verschijnt in oktober bij Kluwer.

Adieu Secretaresse, Hello Assistant
Annemarie de Martines - van Schoonhoven

E: annemarie@quadrantofficesupport.nl

S: www.quadrantofficesupport.nl

S: www.helloassistant.nl

artikelen van auteur:
Doelen stellen en beslissingen nemen. Wat doelen stellen en leven in balans met elkaar te maken hebben.