20 oktober 2002
column projectmanagement
Het kanon en de mug
Competenties als valkuil bij projectmatig werken
Wim
Drost
Directeur van het
Ontwikkelcentrum
Geeft u leiding aan projecten? Veel lezers
zullen deze vraag onmiddellijk of na enige aarzeling met
'ja' beantwoorden. In veel bedrijven worden periodiek
prachtige overzichten gemaakt van projecten die op dat
moment lopen, inclusief de naam van de projectleider,
gegevens over start- en einddatum en allerlei financiële
parameters. Volgens de boeken is echter niet elke klus een
project te noemen en leent niet elke uit te voeren taak zich
voor het zware middel van projectmatig werken.
Stelt u zich eens een lijn voor met aan de
rechterkant alle klussen die routinematig uitgevoerd kunnen
worden (bijv. het frankeren van een omvangrijke mailing) en
aan de linkerkant alle klussen die improviserend uitgevoerd
worden (bijv. het maken van een gedicht). Bij routinematige
zaken ligt ‘alles’ vast, bij improvisatie ligt bijna niets
vast. Projectmatig werken zit op deze lijn in het midden;
het is noch routinematig, noch improviserend. Projectmatig
werken is zekerheid creëren in een situatie waar deze alleen
met veel zorg tot stand kan komen. Misschien dat het wel
prettig zou zijn als er (meer) routinematig gewerkt zou
worden, maar dat kan vaak niet. En .... improviseren willen
we niet, want dan kunnen we niet op het afgesproken moment
voldoen aan de afspraken met de (interne) klant.
Welke voorwaarden gelden er om een klus met de
hulp van de technieken voor projectmatig werken aan te
kunnen pakken? Als de kwaliteit definieerbaar is, de klus
opdeelbaar is in geld en tijd, de gewenste organisatie en de
communicatie helder zijn. Voldoet een klus niet aan een van
deze vijf voorwaarden, dan is het volgens de handboeken geen
project. Maar ook als de klus voorspelbaar is, is het geen
project. Bij grote onduidelijkheden neigt een klus naar
improvisatie en bij veel standaardonderdelen schuift het in
de richting van routine. Als u uw projecten noemt screent
aan de hand van dit lijstje dan voldoet wellicht een aantal
niet aan de formele definitie en kan de vraag gesteld worden
of er niet slimmere aanpakken zijn om de klus te klaren.
Als een klus wel aan de criteria voldoet - en
dus een echt project is - dan is ‘organisatie’ een
veronachtzaamd aspect. Hij gaat hierbij om meer dan alleen
het maken van een overzicht van vergaderingen of een
organogram, het gaat om de mensen. Projectmatig werken doet
een groot beroep op de deskundigheden en de betrokkenheid
van mensen. Worden mensen op een project gezet en die mensen
missen bepaalde competenties, dan is de kans op succes
klein. Een huis bouwen met metselaars die het vak nog moeten
leren, levert gegarandeerd problemen op. Als bepaalde
competenties ontbreken dan zal er geïmproviseerd moeten
worden met alle gevolgen van dien voor bijvoorbeeld de
planning.
Projectmatig werken is een machtig hulpmiddel.
Het kan echter ook het bekende kanon zijn waarmee je een mug
probeert te raken. Hoe dan ook: een project is in alle
gevallen mensenwerk. De kwaliteit van de projectdeelnemers
bepalen de kwaliteit van het eindproduct. De
projectdeelnemers zijn verantwoordelijk voor de inbreng van
hun eigen deskundigheden, zijn medeverantwoordelijk voor het
eindproduct en voor het proces. Dat vraagt veel van mensen,
daarvoor moet men wel de juiste competenties hebben.
Even voorstellen: Wim Drost
 Wim Drost is directeur van het
Ontwikkelcentrum te Ede. Het Ontwikkelcentrum is
'huisuitgever' voor het groenonderwijs maar bovenal een
dienstverlener op het terrein van leermiddelen. Tot de
diensten behoren o.a. trainingen, coachings trajecten en
verbetertrajecten. Drost heeft publicaties op zijn naam
staan op het terrein van leermiddelen- ontwikkeling en
projectmatig werken.
E: w.drost@ontwikkelcentrum.nl
S: www.ontwikkelcentrum.nl
|
"Ik kies mijn mensen met mijn
neus...hoe zou je 't anders moeten
doen?"
Paul Fentener van
Vlissingen
|
| 
