17 maart 2009
projectmanagement

De wereld van de opdrachtgever

projectmanagement

Nicoline Mulder

zelfstandig adviseur en oprichter van
Mulder Projectmanagement en auteur
van diverse boeken over projectmanagement

positief saldo

Een positief saldo op de emotionele bankrekening biedt je de mogelijkheid om op noodzakelijke momenten op je strepen te gaan staan, feedback te geven of aan jouw eigen strategie vast te houden omdat jij wel maar hij er niet van overtuigd is dat dat ook de juiste strategie is.

Een positief startsaldo heb je zo opgebouwd: wees met zowel je fysieke als je mentale aandacht bij hem. Geef een ferme hand, houd oogcontact, ga ontspannen en geïnteresseerd zitten, luister, stel vragen, luister en stel vragen. Elk gesprek opnieuw. Bereid je op elk gesprek voor alsof het het eerste gesprek is. Breek de spanning in een gesprek: ook hij zit vol vragen, onzekerheden en twijfels. Zeker in een eerste gesprek. Je hoeft geen grappen en grollen te vertellen. Door simpelweg zaken te benoemen (‘Ik vind het best spannend, zo’n nieuw project’, of ‘We hebben een lastig onderwerp bij de kop’) leg jij op tafel wat hij graag ziet liggen. En dan heb je alweer een beetje saldo opgebouwd. Jouw eerste opdracht is om het vertrouwen van je opdrachtgever te winnen zodat hij zijn dromen met je gaat delen. Want als je zijn dromen ként, kun je ze ook realiseren.

Het zwaartepunt van een project ligt bij de eerste periode: de periode vóórdat je iets een project noemt. De periode waarin je een vertrouwensrelatie met je opdrachtgever opbouwt, waarin je hem vooral heel veel vragen stelt om zijn dromen te leren kennen en een periode waarin je jezelf een beeld gaat vormen van wat jouw opdrachtgever straks ‘ziet’, ‘voelt’, ‘ziet bewegen’ ‘ziet gebeuren’. Het is onmogelijk dat je in zo’n vroeg stadium al spreekt van opdrachtomschrijvingen, resultaatverplichtingen, specificaties of Project Initiating Documents. Met andere woorden: Noem het GEEN project want dan ‘moet’ er zoveel. Noem het een bezieling, een ervaring, een beleving. En het gaat over andere dingen, je voelt andere energie stromen, er gebeuren andere dingen.

PRINCE2

Plato begreep het: Het gaat over het ware, het schone en het goede. Het ware projectmanagement: Hoe staat het met de wetenschap rondom ons vakgebied? Diep, diep triest. Voor een manier van organiseren die zo ontzettend allerdaags en veelgebruikt is, is er bizar weinig wetenschappelijk onderzoek gedaan naar projecten of projectmanagement. Slecht nieuws voor de PRINCE2 fans: ook dat is nooit wetenschappelijk onderzocht. Om je een indruk te geven: er bestaan welgeteld 3 wetenschappelijke tijdschriften voor projectmanagement. Over algemeen management zijn er zo’n 300.

Het goede projectmanagement gaat over de dingen goed doen. Volg het stappenplan en het gaat goed. Daar komt PRINCE2 weer om de hoek kijken. Die zorgt ervoor dat we de dingen goed doen. Of we de goede dingen doen is nog maar de vraag.
Blijft over ‘het schone’: Mooi projectmanagement. Laat die woorden even in jouw hoofd ronddraaien. Mooi projectmanagement. Esthetiek in projecten. Schoonheid in projecten. Wat gebeurt er nu met je?

Schoonheid

Wat is mooi, schoonheid, esthetiek? Een Harley? Het lijnenspel, de snelheid, de aërodynamica, het gevoel van vrijheid. Het gaat niet puur om de motor of de belijning. Het is een way-of-life waar je van houdt. Of een regenboog? Een natuurverschijnsel dat je overkomt. Te mooi om waar te zijn, zo bijzonder. Iets dat gebeurt buiten jouw invloed. Emoties? Met één traan uitdrukking geven aan niet alleen dat ene moment maar een heel leven vol toppen en dalen, vol energie en vol verdriet? Of geniale schoonheid? Iets bedenken wat niemand nog bedacht heeft en wat een enorme impact op ons bestaan zal blijken te hebben? Iets ‘eigens’? Iets wat je zelf hebt gemaakt, jouw vlees en bloed, jouw liefde, jouw bezit, heel dichtbij. Of zit schoonheid in muziek? De ritmiek, de kadans, de geniale kunst, de uitvoering, het fragmentarische. Wat is muziek nog als het alleen noten op een blad zijn, als het alleen instrumenten in een koffer zijn? Het valt niet mee om mooi of schoonheid te definiëren.

Vele geleerden hebben zich erover gebogen. ‘Schoonheid is het doel van alle wording en het enige dat zichzelf rechtvaardigt’, zei Whitehead. Hegel (filosoof rond 1800) zei: ‘De esthetische schoonheid brokkelt af onder invloed van het analyserend begrijpen. Of Thomas van Acquino, die zei dat ‘Het mooie een bijzonder geval van het goede is’. Volgens Kant is ‘Het schone doelmatig zonder doel en dus belangeloos’. (Margaret Wolf Hungerford, 1878) formuleert ‘Beauty is in the eye of the beholder’. Ergens lijkt er dus een verband te bestaan tussen analytisch en mooi. Tussen kloppend en schoonheid.

Hoe is het gesteld met dat verband in uw project? Hoe mooi is uw projectmanagement? Op mijn site vindt u een quick scan voor het bepalen van de mate van schoonheid in uw project. Ik zeg u er nu alvast bij dat er geen goed of fout aan vast zit. U bepaalt namelijk zelf de normen daarvan. Flauw? Beauty is in the eye of the beholder…

mooi projectmanagement - beter projectresultaat

Waar ik wel met u over van gedachten wil wisselen is de stelling die ten grondslag ligt aan deze quick scan: Aandacht voor mooi projectmanagement leidt tot een beter projectresultaat. De kleine Prince2 gaat volledig voor een beter projectresultaat door beheersing. De kleine prinses kiest de weg van mooi projectmanagement. Ik geef u hier alvast haar eerste gedachten prijs; praten we op een ander moment verder!

Nederland is al jaren één van de meest productieve landen van Europa: erg effectief, super efficiënt en overgestructureerd (CBS). Nog meer structuur is niet op z’n plek... We ‘suffen’ slechts 23 minuten per dag en noemen dat ook nog ‘verloren tijd’ (TNS NIPO). Tijd waarin we koffie halen terwijl we naar de printer lopen met onze mobiel aan ons oor. Wij werken zó gestructureerd! En dat terwijl al tien jaar geleden wetenschappelijk is aangetoond dat structuur een averechts effect heeft op projectsucces (Van Aken, 1996).

Ook de toevoeging van instrumenten en tools heeft een averechts effect op projectsucces. Er is maar weinig instrumentarium nodig om een project succesvol te laten zijn volgens Van Aken. Het binnen projectmanagement zo geaccepteerde masculien leiderschap (sturen op resultaat en efficiency) is dan ook steeds minder effectief en -belangrijker- minder populair (Universiteit Groningen i.o.v. Intermediair 2005). De ruimte die ontstaat wordt ingenomen door androgyn leiderschap: evenveel aandacht voor mens als voor resultaat. Mooi, want het optimale slackniveau ligt op 24 minuten per persoon per dag. We mogen (volgens Harvard) dus nog één minuut meer ‘suffen’ dan dat we nu al doen... Dat ‘suffen’ leidt tot meer creativiteit, inspiratie en denkwerk en is buiten organisaties zeker niet nieuw (slow life, slow food, slow sex). Logisch dat projectorganisaties steeds meer worstelen met het Anglo-Amerikaanse denkkader van ‘meten is weten’.

Mogelijkheden voor Nederlandse bedrijven

Een projectmanagementgedachte met aandacht voor aandacht, voor esthetiek en voor vakmanschap, biedt mogelijkheden voor Nederlandse bedrijven en projecten. De belangrijkste taak die voor ons ligt is dan ook niet tijd en structuur in projecten te managen maar tijd te vertragen en projecten te ontstructureren. Want ruimte en vertraagde tijd creëert mentale ruimte, creëert creativiteit, creëert inspiratie creëert rust en ontspanning. Voelt u dat ook? Nu? Op dit moment? Nadat u 3 minuten in alle rust teksten heeft zitten lezen? U mag er dus nog 21 vandaag!
Gun uzelf vóór elk gesprek met uw opdrachtgever, projectwerker of met uzelf 3 minuten de tijd om na te denken over zijn belevingswereld. Het wordt vast een mooi gesprek! Het wordt vast een mooi project!’

vergelijkbare onderwerpen:
schitterend organiseren
visie als kloppend hart van de cultuur
verandermanagement: veranderen in kleuren
contextmanagement

Even voorstellen: Nicoline Mulder

Nicoline Mulder (1967) is zelfstandig adviseur en oprichter van Mulder Projectmanagement. Zij studeerde Technische Bedrijfskunde aan de Technische Universiteit Eindhoven, waar zij nu tevens promovendus is. De studie Arbeids- & Organisatie-psychologie volgde zij aan de Open Universiteit. Deze studies dreven haar als vanzelfsprekend naar het vakgebied van training en advies, en specifiek naar het managen van projecten.
Van begin af aan heeft zij met name organisaties geadviseerd op het gebied van projectmanagement. Zij was directeur, programmamanager en management-consultant van een management-trainingsbureau waar zij, naast het leiden van de onderneming, trainingen ontwikkelde en verzorgde zoals projectmanagement, projectcommunicatie, leidinggeven aan een projectteam en de relatie met de opdrachtgever.

Sinds 2001 heeft zij haar eigen bureau om haar persoonlijke visie op dit gebied beschikbaar te stellen aan organisaties, met name in technisch georiënteerde omgevingen. Nicoline werkt vooral aan de ontwikkeling van projectmanagers en andere projectwerkers o het persoonlijke en interpersoonlijke gebied.

Sinds anderhalf jaar werkt zij in promotieverband, onder begeleiding van Mathieu Weggeman, aan de Technische Universiteit Eindhoven aan het ontwerp van een op waarden gebaseerde benadering voor projectmanagement.

Zij is auteur van een aantal boeken zoals; ‘Help, ik heb een opdrachtgever’, ‘Als de projectmanager gaat communiceren’ en ‘De Kleine Prinses’. 

De kleine prinses Nicoline Mulder, Fokke Wijnstra

Als de projectmanager gaat communiceren Nicoline Mulder

Help, ik heb een opdrachtgever! Nicoline Mulder

Projecten in de hand Nicoline Mulder

artikelen van auteur:
De wereld van de opdrachtgever - projectmanagement
Hun zien het verkeerd - onderstroom, patronen en mechanismen in organisaties

bron:  www.menscentraal.nl