14 juni 2002
functioneringsgesprek

vervolg

FUNCTIONERINGSGESPREKKEN
ALS BOEI- EN BINDMIDDEL

Jacco van den Berg

directeur Van den Berg Training & Advies 

Functioneringsgesprekken als Haarlemmersmeerolie?

Het functioneringsgesprek is natuurlijk niet de toverformule waarmee alle problemen worden opgelost. Wel is het zo dat juist in een tijd waarin medewerker betrekkelijk eenvoudig bij de buurman aan de slag kan, het noodzakelijk te spreken over de ‘hogere Maslow-behoeften’. Mogelijke vragen waar van naar het antwoord gezocht dient te worden zijn:

• wat is de ambitie van de medewerker en wat zijn de mogelijkheden van de organisatie?

• wat zijn sterke kanten van de medewerker en hoe kunnen deze nog beter uitgenut worden?

• op welke onderdelen dient de medewerker nog een ontwikkeling door te maken?

• hoe ervaart de medewerker het werk qua inhoud en omstandigheden?

• wat vindt de medewerker van de onderlinge samenwerking?

• hoe kunnen de werkzaamheden nog uitdagender gemaakt worden?

• welke kansen en bedreigingen ziet de medewerker en hoe kan daar adequaat op gereageerd worden?

Bovengenoemde lijst is zeker niet uitputtend. Inzet is om (kort) stil te staan bij de huidige situatie en in het functioneringsgesprek de weg te bespreken naar de meest ideale situatie. Dit proces gaat stapje voor stapje, reden om vaker dan 1 keer per jaar met de medewerker een gesprek te voeren. Het functioneringsgesprek is niet alleen een goede gelegenheid zijn om over groei en ontplooiing in gesprek te raken, maar ook om te achter halen ‘hoe een medewerker in zijn werk zit’. Wat beweegt hem om iedere dag naar het werk te gaan, waar beleeft hij de meeste arbeidsvreugde aan en wat staat nummer 1 in zijn irritatie top 5? Een tijdige antwoord op deze vragen maakt het mogelijk om in het functioneringsgesprek hierover bevredigende afspraken te maken. Hiermee wordt voorkomen dat kwesties onderhuids aanwezig zijn en misschien wel escaleren. Met het vertrek van de medewerker als gevolg. Aan het beantwoorden van dit soort vragen gaat wel enig denkwerk aan vooraf.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Andere tips voor tweerichtingsverkeer in het gesprek zijn:

• Begin in het eigenlijke gesprek met de agendapunten van de medewerker. Hiermee wordt aangegeven dat de punten van de medewerker belangrijk zijn (zij worden immers als eerste besproken) en de medewerker zit meteen op zijn praatstoel (hij kan meteen zijn agendapunt toelichten)

• Luisteren, samenvatten en doorvragen (LSD) zijn vaardigheden om een gesprek op gang te krijgen en te houden. Hierdoor komt waardevolle informatie over ideeën voor persoonlijke ontwikkelingen, welke zaken op het gebied Werkverhouding, Werkomstandigheden en Werkinhoud (3 W’s) boven tafel.

• Focus ook op de dingen die goed gaan, wellicht kunnen vaardigheden en eigenschappen nog effectiever aangewend worden. Een compliment, hoe lastig ook voor Calvinistische Nederlanders, laat medewerkers groeien. Van een schouderklop heeft immers, nog nooit iemand een rugblessure opgelopen. Een compliment vergroot het zelfvertrouwen en medewerkers zetten zich nog meer in hun mindere punten te verbeteren.

• Kritiek ontvangen is natuurlijk nooit leuk, ook niet voor een leidinggevende. Bekijk het eens van een andere kant en zie kritiek als gratis advies. Als er niemand is die u af en toe een spiegel voorhoudt, is het lastig om een juist zelfbeeld te krijgen en jezelf als leidinggevende te ontwikkelen.

De verdere uitstraling

Op het gevaar af, open deuren in te trappen, is het wel zo dat goed contacten tussen medewerker en leidinggevende, tot meer gemotiveerde en beter presterende medewerkers leidt. Daarnaast is mond-tot-mond reclame een steeds belangrijkere bron van informatie voor schoolverlaters en werkenden die uitkijken naar een andere baan. Positieve informatie over de werksfeer, omstandigheden, ontwikkelingsmogelijkheden, etc. zullen hen uitnodigen eerder te solliciteren bij organisatie waarover deze geluiden klinken. Op deze manier is een functioneringsgesprek een goedkoop wervingsmiddel

Mocht u op basis van het bovenstaande het idee krijgen dat medewerkers wel heel veel ruimte krijgen en bijna in de watten worden gelegd, dan is onze opzet geslaagd. Want wat is het alternatief? Leiding geven hoeft geen lijdensweg te zijn. Oneindig veel energie gaat verloren in het ‘achterna lopen’ en, corrigeren van medewerkers en het zelf oplossen van allerlei ad-hoc zaken. Is het niet verstandiger deze energie te investeren in het motiveren en stimuleren van medewerkers. Is dat niet alleen voor hen, maar zeker ook voor u prettiger. Bent u het eens dat samenwerken, samen doen en het creëren van win-win situaties steeds meer een noodzakelijke basis wordt voor goed presterende medewerkers? Is het niet zo dat leidinggevenden en medewerkers veel meer dan vroeger partners zijn die niet meer zonder elkaar kunnen? De rol van leidinggevenden in deze samenwerkingsrelaties verandert van voorschrijvend, controlerend en beheersend naar coachend, inspirerend en integrerend. Leidinggevenden moeten steeds meer samen met hun medewerkers de klus klaren. In het functioneringsgesprek kunnen hier afspraken over gemaakt worden en wordt de voortgang getoetst. Op den duur leidt deze aanpak tot meer gemotiveerde en beter presterende medewerkers, meer (open) sollicitaties en minder verloop.

* dit artikel dat werd geschreven samen met Gert van Grunsven werd eerder geplaatst in Ondernemerszaken(12/00),
daardoor kunnen sommige gegevens niet helemaal overeenkomen met de huidige stand van zaken. De essentie van het artikel blijft waardevol.

Vergelijkbare artikelen:
binden en boeien met Persoonlijke Ontwikkel Plannen (POP)
persoonlijke ontwikkelingsplannen een hype of een blijvertje
overleeft POP 2006?
beoordelings- en functioneringsgesprekken

bron: www.menscentraal.nl