18 april 2008
Column terug naar de werkvloer

“We komen niet eens door ‘de sjaaltjes’ heen”

Mathieu Weggeman

hoogleraar Organisatiekunde TU Eindhoven en auteur van diverse boeken 

Als ik ergens gevraagd wordt een adviesklus te doen, stuur ik altijd vooraf een A4-tje met een kleine toelichting op mijn manier van werken. Een van de belangrijkste voorwaarden die daarop staat, is dat ik aan het begin van de opdracht ten minste een ochtend of middag kennis mag maken met de mensen op de vloer om een beter gevoel te krijgen voor de raison d’être van de organisatie. De betekenis van een organisatie wordt immers bepaald door de producten die op de vloer gemaakt worden. Wat doen de mensen die daar de hele dag bezig zijn en wat is het mooie daarvan? Als je daar geen oog voor hebt, is elke organisatie hetzelfde. Dan zie je alleen de parkeerplaats voor bezoekers van de directie, de lift of roltrap naar de bovenste verdieping en de van glas en kunst vergeven directievleugel.

'Disconnect van de vloer'

Ik was gevraagd om te kijken of ik zou kunnen helpen met het verbeteren van de verticale communicatie. De directie van het high-tech bedrijf met meer dan 1500 medewerkers was er tijdens een retraite achtergekomen dat ze eigenlijk te Olympisch gezeten waren en daardoor ‘disconnect van de vloer’ waren geraakt. Ik vertelde die reden van mijn komst aan een van de ingenieurs waarmee ik tijdens mijn bezoek aan de vloer kennis maakte. “Goed punt”, zei hij “wij komen niet eens door de sjaaltjes heen”. En voor ik hem om nadere uitleg kon vragen, werd ik opgehaald door een secretaresse die me via de bekende roltrappen naar het directiekwartier leidde.

De Sjaaltjes

Boven aan de trap werd ik verwelkomt door twee stewardes-achtige dames in mantelpak met zo’n zijden shoker onder hun kin. Dat waren dus ‘de sjaaltjes’ dacht ik. De secretaresse leverde me aan een van hen over die zei: “U bent de heer  Weggeman neem ik aan en u komt voor meneer van den Berg? Nu is het helaas zo – heel vervelend - dat net de allerhoogste directeur even bij meneer van de Berg is binnengelopen en u begrijpt het al: die kunnen we natuurlijk niet zo maar vragen weg te gaan omdat meneer Weggeman er is, daarom vraagt meneer van den Berg of u er geen bezwaar tegen heeft om nog even tien minuutjes te wachten. Kan ik u in de tussentijd plezieren met een kopje koffie?” Na een kwartier kwam het andere ‘sjaaltje’ naar me toe. “Meneer Weggeman, we vinden het allemaal heel vervelend maar nu heeft de heer van den Berg ineens onverwacht telefoon gekregen van een heel belangrijke relatie uit China en die moet hij even nemen. Kan ik u wellicht helpen om de wachttijd goed te gebruiken door u mee te nemen naar een van onze internetconsoles zodat u uw mail vast kunt doen?”

Terug naar 'de werkvloer'

Uiteindelijk passeerde ik na 25 minuten een designkapstok waar ik mijn jas niet aan durfde te hangen omdat ik dacht dat het een kunstobject was, liet twee design-secretaressen achter me en belandde uiteindelijk in de balzaal van de heer van den Berg. “Fijn dat je er bent Weggeman, ons probleem is dus dat wij ‘disconnect’ zijn van de vloer”. “Je meent het!” dacht ik, en zo kwamen we in gesprek. Na de nodige interviews, wat deskresearch en participerende observatie was mijn advies uiteindelijk om de directieleden fysiek te deconcentreren. In plaats van op een kluitje te blijven zitten in hun glazen paleis, stelde ik voor dat ieder van hen een kamer zou betrekken in het gebouw zou gaan waarin de meesten van de mensen waaraan hij leiding gaf werkten. Niet bovenin, ook niet op de begane grond maar op de middelste verdieping, dus zo veel mogelijk midden tussen de professionals. '

Evaluatierondje

Protesten alom in het begin: “Slecht advies”, “Dacht u niet dat wij dat zelf niet bedacht zouden hebben als het een verstandig idee geweest zou zijn?”, (“Nee.”), “Die kamers daar zijn te klein. Wij zijn hier gewend aan zes-raams kamers terwijl de grootste kamer in het gebouw waar u me in wilt hebben maar vier ramen heeft”. Ik zei dat alles te verbouwen is, dat ze het gewoon eens een paar maanden moesten proberen, dat we daarna zouden evalueren en als het dan niet beviel, dat dan alles gewoon teruggedraaid kon worden. Brommend ging men akkoord.

Na twee maanden maakte ik, zoals afgesproken, een evaluatierondje langs de nieuwe gedeconcentreerde werkkamers van de directieleden. Bij een van hen zag ik een witte jas aan de no-nonsense kapstok hangen. “Hé Joost”, zei ik “heb je je laboratoriumjas weer te voorschijn gehaald?” “Ja”, antwoordde hij glimlachend “het is heel leuk. Als een proefopstelling in een kritische fase komt, bellen ze me of ik kom kijken. Zo kreeg ik vorige week een telefoontje van een van de jongens en die zei: ‘Joost het gaat direct gebeuren: binnen een half uur moeten we nu blauw licht zien, of we zien het het komende half jaar niet meer’. Nou en dan ga ik er heen. Wordt erg op prijs gesteld en ik vind het zelf ook zeer de moeite waard. Het is mooi om te zien wat ik eigenlijk de hele dag aan het managen ben”.

Weer connect

Eind van het liedje was dat alle directieleden het experiment geslaagd vonden en in hun nieuwe kleinere kamers wilden blijven zitten. Hun voormalige glazen directievleugel werd omgebouwd tot vergadercentrum – daar waren de kamers groot genoeg voor – en van de grote plein-achtige ruimte waar al die kamers op uit kwamen, werd een soort grand-café gemaakt met de ‘sjaaltjes’ achter de tap. De directieleden startten elke ochtend met een gezamenlijke ontbijtbespreking in het grand-café en gingen dan naar ‘hun’ gebouw. Na een half jaar was de verticale communicatie dramatisch verbeterd, zo bleek uit een survey en zowel de professionals als de managers hadden veel meer het gevoel dat ze er voor elkaar waren, dat er tijd en aandacht was.

© deze column is met toestemming van de auteur overgenomen uit: Leidinggeven aan professionals ? Niet doen !

Even voorstellen: Mathieu Weggeman

uitdieselen
"we komen niet eens door 'de sjaaltjes' heen"

bron: www.menscentraal.nl